Microsoft 365 Izinkan Berbagi Copilot tetapi Ubah Batas Penyimpanan Keluarga

Microsoft menghadirkan perubahan penting pada layanan Microsoft 365 Family dan Premium pada Oktober 2026. Pembaruan teknologi ini memungkinkan manfaat kecerdasan buatan Copilot dibagikan kepada anggota keluarga dalam satu langganan, sehingga fitur AI tidak lagi hanya berfokus pada pemilik akun utama. Namun, peningkatan tersebut disertai perubahan besar pada sistem penyimpanan OneDrive. Kapasitas yang sebelumnya diberikan secara terpisah kepada setiap anggota kini diganti menjadi satu kumpulan penyimpanan bersama sebesar 2 TB. Kebijakan baru ini menghadirkan keuntungan sekaligus pertimbangan bagi pengguna yang mengandalkan Microsoft 365 untuk bekerja, belajar, menyimpan dokumen, dan mengelola berbagai kebutuhan digital keluarga.

Microsoft 365 Memperluas Akses Copilot untuk Anggota Keluarga

Perusahaan teknologi asal Amerika Serikat mengumumkan pembaruan penting pada layanan langganan keluarga Microsoft 365. Melalui perubahan tersebut, manfaat kecerdasan buatan Copilot diperluas kepada orang-orang yang menerima akses berbagi. Sebelumnya, manfaat Copilot tertentu hanya tersedia untuk pengguna utama paket berlangganan. Dengan aturan lama itu, orang lain dalam paket bersama tidak memperoleh manfaat AI yang sama. Perubahan terbaru membuka akses lebih besar terhadap fitur kecerdasan buatan dalam pekerjaan sehari-hari.

Dalam layanan Microsoft 365 Family, pemilik akun utama memiliki kesempatan menambahkan hingga lima pengguna tambahan, sehingga jumlah anggota maksimal mencapai enam orang. Masing-masing pengguna tetap menggunakan akun individual yang terpisah untuk mengakses aplikasi seperti Word, Excel, PowerPoint, dan Outlook. Dengan perluasan manfaat Copilot, pengguna yang memperoleh hak penggunaan memiliki akses terhadap dukungan pengolahan informasi. Dalam penggunaan sederhana, seorang pelajar dapat memanfaatkan Copilot untuk menyusun ide tulisan. Namun demikian, alokasi fitur AI bergantung pada jenis langganan.

Batas Penyimpanan OneDrive Keluarga Berubah Menjadi 2 TB Bersama

Bersamaan dengan peningkatan akses kecerdasan buatan, Microsoft menyesuaikan kebijakan kapasitas cloud untuk pengguna layanan produktivitas keluarga. Sebelumnya, setiap anggota memperoleh alokasi OneDrive sebesar 1 TB, sehingga total alokasi enam anggota mencapai 6 TB. Dengan perubahan yang diumumkan, pengalokasian terpisah dialihkan menjadi satu kumpulan kapasitas cloud 2 TB untuk seluruh anggota langganan. Penyesuaian kapasitas ini menghadirkan penggunaan penyimpanan sesuai kebutuhan anggota, tetapi di sisi lain mungkin memperkecil kapasitas gabungan keluarga dibandingkan model kuota lama.

Dalam praktiknya, sistem penyimpanan bersama memberikan kesempatan kepada pengguna dengan kebutuhan besar memanfaatkan kapasitas yang belum digunakan. Sebagai ilustrasi, seorang pengguna membutuhkan ruang untuk dokumen pekerjaan, sementara anggota lainnya menyimpan berkas berukuran kecil. Dengan penyimpanan gabungan, sisa kapasitas tersedia bagi anggota lain. Namun demikian, kapasitas keseluruhan tetap dibatasi 2 TB. Karena itu, pengguna dengan koleksi file besar harus mempertimbangkan jumlah kapasitas yang diperlukan semua anggota.

Ketentuan Transisi Penyimpanan Bersama untuk Langganan Lama

Perubahan kapasitas OneDrive tidak langsung berlaku bagi seluruh pelanggan. Mengacu pada informasi perusahaan, langganan baru dan paket yang ditingkatkan ditetapkan memakai model penyimpanan bersama sejak 8 Oktober 2026. Di sisi lain, pelanggan dengan langganan yang masih berjalan dijadwalkan mengalami transisi pada perpanjangan pertama setelah tanggal 2 Mei 2027. Pengaturan transisi ini memberikan waktu bagi pengguna lama untuk merencanakan kebutuhan penyimpanan. Namun, peningkatan jenis langganan berpotensi langsung mengaktifkan sistem gabungan.

Perusahaan turut menjelaskan dukungan tambahan pada proses peralihan untuk akun dengan ketentuan kelayakan tertentu. Tambahan kapasitas tersebut bergantung pada persyaratan pelanggan. Karena itu, pelanggan perlu memperhatikan informasi pada akun langganan sebelum melakukan pembaruan berlangganan. Jika kapasitas keluarga melampaui kuota baru, Microsoft tidak serta-merta menghilangkan dokumen pengguna. Walaupun begitu, pelanggan perlu mengurangi penggunaan atau menambah ruang untuk menjaga kelancaran sinkronisasi. Pemeriksaan penggunaan secara berkala menjadi langkah yang disarankan.

Pengaruh Fitur AI Microsoft 365 terhadap Aktivitas Belajar dan Bekerja

Pembagian akses kecerdasan buatan memungkinkan terciptanya manfaat produktivitas bagi anggota keluarga dengan kebutuhan berbeda. Untuk pelajar, Copilot bisa digunakan untuk mempermudah pengembangan ide tulisan. Sementara untuk pekerja, asisten AI tersebut memiliki fungsi pendukung dalam menyusun dokumen. Integrasi dengan Word memungkinkan pengguna untuk mengembangkan tulisan lebih cepat. Walaupun penggunaannya praktis, hasil AI tetap memerlukan pemeriksaan agar tetap akurat dan relevan.

Di luar aktivitas belajar dan bekerja, pemanfaatan asisten digital dalam satu langganan dapat meningkatkan kemampuan pengelolaan informasi. Sebagai contoh, anggota keluarga dapat memanfaatkan bantuan otomatis ketika mengorganisasi informasi. Meskipun demikian, akses Copilot melalui satu paket tidak berarti seluruh data akun menjadi terbuka. Setiap pengguna menggunakan ruang kerja pribadi. Berkat pemisahan akun tersebut, informasi yang belum dibagikan tidak otomatis dapat dilihat anggota lain. Pengelolaan akun secara tepat tetap diperlukan ketika membagikan manfaat Microsoft 365.

Cara Mengelola Penyimpanan OneDrive Setelah Perubahan Kuota

Menjelang perubahan kapasitas cloud, pemilik langganan dianjurkan meninjau jumlah data yang tersimpan. Pemeriksaan tersebut dapat dilakukan melalui pengaturan kapasitas penyimpanan Microsoft 365. Dengan mengetahui penggunaan data, pengguna berkesempatan merencanakan file yang perlu dipertahankan. Sebagai contoh, video berukuran besar berpotensi mendominasi penggunaan ruang penyimpanan. Ketika ditemukan dokumen yang sudah tidak relevan, penghapusan atau pemindahan data dapat membantu menghemat kuota gabungan keluarga.

Langkah berikutnya adalah membuat kebiasaan pengelolaan file. Dokumen penting dapat tetap disimpan pada ruang digital yang mudah diakses, sementara file berukuran besar yang jarang dibuka berpotensi disimpan ke layanan cadangan alternatif. Perlu diperhatikan, pemindahan file sebaiknya memperhatikan risiko kehilangan berkas. Bagi keluarga yang memerlukan kapasitas tambahan, Microsoft memungkinkan penggunaan penyesuaian paket atau add-on sesuai ketentuan layanan yang berlaku. Dengan perencanaan yang tepat, keluarga dapat mengurangi gangguan sinkronisasi dokumen.

Masa Depan Teknologi Produktivitas Keluarga dengan Copilot dan OneDrive

Pembaruan Microsoft 365 menunjukkan penyesuaian ekosistem perangkat lunak yang memberikan perhatian pada integrasi kecerdasan buatan. Berkat peningkatan akses asisten kecerdasan buatan, lebih banyak pengguna dapat menggunakan dukungan untuk meningkatkan efisiensi pekerjaan. Namun demikian, penerapan cloud storage gabungan sebesar 2 TB harus dipahami karena dapat berdampak pada kebutuhan penyimpanan pengguna. Berkat perencanaan penyimpanan sejak awal, pengguna bisa menyesuaikan langganan sesuai kebutuhan. Bagaimana pendapat Anda, apakah pembagian Copilot kepada seluruh anggota sebanding dengan pengurangan total kapasitas? Jangan ragu menyampaikan pengalaman mengenai penggunaan teknologi Microsoft 365.